一、总则

为确保数字金融学院资助工作小组高效、规范开展工作，特制定本会议制度。本制度旨在明确会议的频率、参会人员、会议内容、会议流程及会议纪律，以保障资助工作的顺利进行。

二、会议频率

（一）定期会议

1.月度会议：每月最后一个星期二下午14:30-15:30，召开资助工作小组月度会议。会议地点为广州校区创新楼209-1室/肇庆校区2号楼209室。

2.学期初会议：每学期开学前第一周，召开资助工作小组学期初会议，全面部署学期资助工作。

3.学期末会议：每学期末最后一周，召开资助工作小组学期末会议，总结学期资助工作，规划下一学期工作重点。

（二）临时会议

1.紧急事项会议：遇重大政策调整、突发事件或紧急工作部署，由组长或副组长提议，可随时召开临时会议。

2.专项工作会议：针对特定资助项目（如助学贷款、奖学金评选等），根据工作进展需要，由组长或副组长决定召开专项工作会议。

三、参会人员

1.固定参会人员：资助工作小组全体成员。

2.列席人员：

学院办公室代表、团总支学生会代表、学生代表（根据会议议题需要）、其他相关工作人员（如财务人员等）

四、会议内容

（一）月度会议

1.工作进展汇报：

各成员汇报本月资助工作进展情况，包括已完成工作、正在进行的工作及遇到的问题。

2.问题讨论与解决：

针对工作中遇到的问题进行讨论，提出解决方案。

3.下月工作计划：

制定下月资助工作计划，明确工作重点和责任人。

4.政策学习与解读：

学习最新的国家和学校资助政策，确保政策落实到位。

（二）学期初会议

1.工作部署：

全面部署学期资助工作，明确工作目标和任务。

2.政策宣传与培训：

计划本学期资助政策宣传和培训活动，确保师生全面了解资助政策。

3.工作安排：

制定本学期资助工作时间表，明确各环节的时间节点和资助工作责任人。

（三）学期末会议

1.工作总结：

总结本学期资助工作，评估工作成效，分析存在的问题。

2.经验分享：

各成员分享本学期工作中的成功经验和不足之处。

3.下学期工作规划：

初步规划下学期资助工作重点，提出改进建议。

（四）临时会议

1.紧急事项讨论：

针对突发情况或紧急工作进行讨论，制定应对措施。

2.专项工作部署：

针对特定资助项目（如助学贷款、助学金、奖学金评选等）进行专项部署。

五、会议流程

（一）会前准备

1.议题收集：

由组长或副组长收集会议议题，提前3天通知各成员。

2.材料准备：

各成员根据议题准备相关材料，确保会议讨论有据可依。

3.通知发布：

提前2天发布会议通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。

（二）会议签到

1.签到记录：

会议开始前10分钟，参会人员签到，记录出勤情况。

2.缺席说明：

因故不能参会的人员需提前向组长请假，并提交书面说明。

（三）议题讨论

1.议题汇报：

由相关成员对议题进行简要汇报，明确问题和建议。

2.集中讨论：

针对议题进行集中讨论，充分发表意见。

3.决策形成：

根据讨论结果，形成会议决议或工作安排。

（四）会议记录

1.记录内容：

会议记录员详细记录会议时间、地点、参会人员、议题讨论内容及决议。

2.记录存档：

会议记录整理后，经组长审核签字，存档备查。

（五）会后跟进

1.任务分解：

根据会议决议，明确各成员的任务和时间节点。

2.执行监督：

由副组长负责监督任务执行情况，确保工作落实到位。

六、会议纪律

1.出勤要求：

参会人员应按时参加会议，不得无故缺席或迟到；因特殊情况无法参会的，需提前向组长请假，并提交书面说明。

2.发言规范：

会议发言应紧扣议题，简明扼要，避免冗长。

3.保密要求：

会议内容涉及敏感信息的，参会人员应严格保密，不得泄露。

4.会议材料管理：

会议材料应妥善保管，不得随意丢弃或外传。

七、会议评估与反馈

1.会后评估：

每次会议结束后，由记录员整理会议评估问卷，收集参会人员对会议的意见和建议。

2.持续改进：

根据评估结果，定期优化会议流程和内容，提高会议效率和质量。

八、监督与执行

1.监督小组：

设立会议监督小组，由组长、副组长及学生代表组成，负责监督会议制度的执行情况。

2.执行责任人：

各项会议任务明确执行责任人，确保工作落实到位。

3.定期审查：

每学期末对会议制度执行情况进行全面审查，根据实际情况进行调整和完善。

九、附则

1.本会议制度自发布之日起执行。

2.本会议制度由数字金融学院资助工作小组负责解释。

数字金融学院学生工作办公室

2024年9月23日